L’organisation d’un évènement est un moyen de promouvoir son activité mais aussi un excellent moyen de communication, de mobilisation et de sources de financement cependant pour que l’évènement soit un succès, vous devez gérer votre publicité et vos relations presses pour donner envie aux gens de se déplacer. Créer un évènement sur Facebook, inviter des journalistes, communiquer dans les magazines liés à votre évènement, créer des surprises qui donneront envie au public de venir. L’évènement doit être précédé par une campagne de lancement.
1)Sa Campagne de lancement
Cette campagne a pour but de donner envie d’y participer, de susciter du BUZZgrâce notamment à une campagne internet.
Dans notre cas, il s’agissait d’une fête foraine sportive dans un stade de football . Vous devez créer des affiches à distribuer à la sortie des écoles ou du marché afin d’aller à la rencontre des gens pour parler de votre évènement, Vous devez également créer une page Facebook consacré à cette évènement . L’objectif est d’avoir une série de communication régulière avec vos adhérents et de nouvelles personnes. Vous devez sans cesse alimenter la page par des photos ou des articles de presse que vous aurez au préalable fait avec la presse locale. Elaborez et mettez mis en ligne une bande annonce que vous pouvez facilement faire avec IMOVIE par exemple et créer une petite campagne d’émailing . En résumé Vous devez maintenir assoiffé tous les gens présents sur votre page dans le but de leur donner envie d’y participer.
2) L’originalité de son évènement
Vous devez misez sur l’originalité. Les gens se souviendront plus d’un événement original, qui sort du commun, que d’un évènement basique et ennuyeux. Vous devez donctrouver le petit truc en plus qui vous permettra de sortir du lot. Afin de trouver l’inspirationregardez ce qui se fait dans votre domaine afin de faire quelque chose de meilleur et de différent. Ils existent sur le net des sites spécialisés en marketingévénementiels qui vous aideront à trouver votre idée d’événement.
Comme dit précédemment , nous avons pensé à une fête sportive dans un stade de foot. nous avonstransformé notre stade en fête foraine sportive en installant des structures gonflables tel que le BABY FOOT HUMAIN, MUR D’ESCALADE, TOBOGGAN GRAND HUIT, CIRCUIT DE QUAD ELECTRIQUE, BOXE,ARENE MULTISPORTS, FREESTYLE FOOT, MEGA BOOSTER, COMBAT DE SUMO, une grande buvette, des animations organisées par d’autres associations sportives de la ville comme par exemple l’installation d’un grand tatami avec plus de 50 jeunes karatékas entrain d’exécuter en même temps les mèmes mouvements queleur entraineur, à coté d’une association de danse qui exécutait des mouvements de HIP HOP et d’un concours de jonglerie.
Nous avons également installé une scène afin de donner la chance à des chanteurs et des danseurs en herbe de se mettre en situation , solliciter une école de formation aux métiers de la mode qui a mis en place un défilé de mode avec les créations des élèves mais aussi proposer un stand à des partenaires privées locaux pour leur permettre de promouvoir leurs activités.
Nous avons aussi contacter des centres commerciaux qui disposent souvent d’objets invendus qui nous ont permis d’organiser des tombolas et des concours grâce aux objets récupérés puis pour clôturer l’évènement nous avons terminé la journée par un lâchée de colombes qui a été au vu des exclamations apprécié par les 2000 personnes présentes.
Un stade de football n’avait jamais été transformé de cette façon dans notre ville par une association sportive ! Du jamais vu et du jamais fait !
L’originalité est très importante car l’objectif est de marquer les esprits afin que l’on parle de vous !
Bien sur sollicitez, le service presse de votre ville car cette journée doit être présente dans les journaux pour y garder une trace pour vos futurs projets.
Sollicitez la présence d’une personnalité, en effet les personnalités attirent les foules, utiliser votre réseaux si vous pensez pouvoir atteindre un VIP (Very Important Personality)ou allez y au culot en présentant votre projet. Cette démarche peut apporter une plus value à votre évènement et à votre associationcependant ce n’est pas une chose facile car les personnalités sont très difficiles à convaincre et je sais de quoi je parle.
Pour finir n’oubliez pas d’avoir toutes les autorisations nécessaires auprès de votre mairie ou de votre préfecture ainsi que la disponibilités des infrastructures que vous souhaitez utiliser.
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